ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
Personalidad Jurídica e Inspección y Vigilancia
1. Derecho de Asociación
2. Entidad sin Animo de Lucro
3. Asociación de Padres de Familia
4. Fines de la Asociación de Padres de Familia
5. Personalidad Jurídica
5.1 Constitución y Conformación
5.2 Registro ante la Cámara de Comercio
5.3 Registro ante la Secretaría de Educación
6. Nombramiento de dignatarios y reforma de estatutos
7. Documentos objeto de registro en la Cámara de Comercio
8. Consejo de Padres de Familia
9. Federaciones de Asociaciones de Padres de Familia
10. Disolución de una Asociación de Padres de Familia
10.1 Fusión
10.2 Liquidación
11. Gestión Financiera de la Asociación de Padres de Familia
11.1 Plan de Inversión
11.2 Registros Contables
11.3 Rendición de Cuentas
12. Inspección y Vigilancia de las Asociaciones de Padres de Familia.
1. EL DERECHO DE ASOCIACIÒN
El derecho de asociación consiste en la libertad para que los ciudadanos puedan constituir formalmente agrupaciones de carácter permanente con el objeto de desarrollar fines específicos sin ánimo de lucro, hecho que las distingue de las sociedades mercantiles.
En sentencia T-454 de julio de 1992
Así mismo, en sentencia C-606 de diciembre de 1992, se pronuncia respecto al derecho a no asociarse como parte del derecho de libre asociación: “...el derecho de asociación, entendido como el ejercicio libre y voluntario de los ciudadanos encaminado a fundar o integrar formalmente agrupaciones permanentes con propósitos concretos, incluye también un aspecto negativo: que nadie pueda ser obligado directa o indirectamente a formar parte de una asociación determinada. Si no fuere así, no podría hablarse del derecho de asociación en un sentido constitucional, pues es claro que se trata de un derecho de libertad, cuya garantía se funda en la condición de voluntariedad.”
De lo anteriormente expuesto se concluye que son actos que comprometen y vulneran el derecho de asociación:
· Forzar a las personas a vincularse a una determinada organización, o hacer de tal vinculación un elemento necesario para tener acceso a un derecho fundamental, como el trabajo o la educación.
· Condicionar los beneficios que normalmente podrían lograrse sin tener necesariamente que asociarse, a la existencia de un vínculo obligatorio en ese sentido.
· El derecho de asociación es un claro derecho “de libertad, cuya garantía se funda en la condición de voluntariedad”, porque “la afiliación tanto como la pertenencia a una asociación, son actos voluntarios y libres, que dependen siempre y exclusivamente de la decisión de la persona”, en virtud de su derecho a determinar libremente sus propias opciones vitales.
2. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas con capacidad para contraer obligaciones, ejercer derechos y ser representadas legalmente. Nacen por voluntad de los asociados en ejercicio del derecho de asociación, no contemplan en su objeto social el desarrollo de actividades mercantiles y se caracterizan por la ausencia de lucro, es decir, las utilidades producto de sus actividades no son susceptibles de reparto, lo mismo que no hay reembolso de los bienes aportados.
3.
El Decreto 1286 del 27 de abril de 2005, mediante el cual el Ministerio de Educaciòn Nacional establece normas sobre la participaciòn de los padres de familia en el mejoramiento de los procesos educativos de los establecimientos oficiales y privados, deroga los Decretos 1003 de 1961 y 1625 de 1972, lo mismo que el numeral 3 del artìculo 21 y los artìculos 30 y 31 del Decreto 1860 de 1994 y entre otras reglamenta el funcionamiento de las asociaciones de padres de familia en los establecimientos educativos.
La asociación de padres de familia es una entidad jurìdica de derecho privado, sin ánimo de lucro que surge en virtud del derecho fundamental de libre asociación consagrado en el artículo 38 de
4. FINES DE
El artículo 10 del Decreto 1286 de 2005 establece que la asociación de padres de tiene como principales finalidades:
§ “Apoyar la ejecuciòn del Proyecto Educativo Institucional y el plan de mejoramiento del establecimiento educativo.
§ Promover la construcciòn de un clima de confianza, tolerancia y respeto entre todos los miembros de la comunidad educativa
§ Promover los procesos de formaciòn y actualizaciòn de los padres de familia
§ Apoyar a las familias y a los estudiantes en el desarrollo de las acciones necesarias para mejorar sus resultados de aprendizaje.
§ Promover entre los pdres de familia una cultura de convivencia, soluciòn pacìfica de los conflictos y compromiso con la legalidad
PERSONALIDAD JURIDICA
La personalidad jurídica es el reconocimiento de la existencia legal que hace el Estado a una organización para ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y obtener representación judicial y extrajudicial, según lo establecido en el artículo 633 del Código Civil.
De acuerdo con los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996, las asociaciones de padres de familia, se constituyen como persona jurídica con el respectivo registro en la Cámara de Comercio y se convierten en entidad sujeto de inspección y vigilancia una vez hayan dado curso a:
§ Su constitución
§ Registro en Cámara de Comercio
§ Radicación de documentos ante la Secretaría de Educación
Lo anterior significa que la asociaciòn de padres de familia solo tendrà vigencia legal cuando haya adoptado sus propios estatutos y se haya inscrito ante al Càmara de Comercio.
5.1 CONSTITUCIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA.
El proceso de constitución de una entidad es el conjunto de acciones que permiten registrar en un documento la manifestación de la voluntad de un grupo de personas para asociarse con un fin determinado y la definición de su estructura y las reglas que han de regirla. El artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, suprime el reconocimiento de personería jurídica a organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y demás entidades privadas sin ánimo de lucro, las cuales obtinen su personalidad juridica con el respectivo registro en la Cámara de Comercio, una vez se hayan constituido.
Según lo establecido en el artículo 2º del Decreto 0427, la Asociación de Padres de familia, es una de las entidades que nace a la vida jurídica mediante su registro en la Cámara de Comercio, para lo cual debe constituirse de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2150 de 1995. Para tal efecto, el rector o director del establecimiento educativo promoverà la organizaciòn de la asociaciòn de padres de familia como un medio de fortalecimiento de la democracia escolar.
La constitución de una entidad sin ánimo de lucro se realiza mediante acta de constitución, escritura pública o documento privado, que debe registrarse en la Cámara de Comercio para obtener la personalidad jurídica respectiva:
El acta de constitución: producto de asamblea de asociados, debe ser firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, uno de ellos debe comparecer ante juez o notario o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.
La escritura pública, se caracteriza porque todos los asociados deben comparecer a la notaría en forma personal o mediante apoderado.
El documento privado, será firmado por todos los asociados y debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal de todos los firmantes, ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio.
En cuanto a la Asociación de Padres de Familia, puesto que media la asamblea constitutiva, el proceso de constitución se lleva a cabo por acta que debe contener al menos:
§ La manifestación de la voluntad de asociarse
§ Aprobación de los estatutos
§ Los estatutos con el siguiente contenido:
Nombre de Clase de persona jurídica Domicilio de la asociación Nombre, identificación y domicilio de los asociados Nombramientos de junta directiva con sus respectivos cargos y fiscal Objeto social, de acuerdo con los artículos 30 del decreto 1860 de 1994 y 315 del Código del Menor. Patrimonio y forma de hacer aportes. Forma de administración y funcionamiento, indicando facultades, limitaciones de la asamblea general, de la junta directiva, de cada uno de los directivos y del fiscal, lo mismo que los mecanismos de control y las sanciones a sus miembros en caso de incumplimiento de sus obligaciones. Reuniones, determinando periodicidad de las ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a extraordinarias Sistema de nombramiento de órganos colegiados, junta directiva, comités, fiscal. Duración precisa y causales de disolución de Procedimiento para la liquidación de la asociación, definiendo el destino de los recursos que posee en el momento de la misma.Los estatutos pueden también anexarse al acta de constitución, caso en el cual se debe dejar constancia de esto en la misma.
El decreto 427 de 1996, clasifica a la Asociación de Padres de Familia como persona jurídica sin ánimo de lucro y por su definición tiene el carácter de corporación, por tanto, de acuerdo con los artículos 633, 636, 637, 638, 640, 641 y 642 del Código Civil, esta se caracteriza por:
· Los estatutos deben ser sometidos a aprobación por parte de la asamblea de asociados y de la entidad que ejerce la función de inspección y vigilancia.
· El objeto social contempla el bienestar de los asociados
· Las actividades a que se refiere el objeto social no incluyen las de tipo comercial por lo tanto hay ausencia de lucro.
· Los excedentes o remanentes originados en el manejo de sus recursos no son susceptibles de reparto al igual que del reembolso de los bienes aportados a la entidad. “Lo que pertenece a una corporación, no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los individuos que la componen...”Art. 637 del C.C.
· Sólo los actos del representante que estén dentro de los límites de la asociación, la obligan.
· La facultad disciplinaria sobre sus miembros, corresponde a la misma asociación, tal como lo establezcan sus propios estatutos con arreglo a la Constitución y la Ley. La asociación “tiene sobre sus miembros el derecho de policía correccional que sus estatutos le confieran y ejercerá este derecho en conformidad con ellos” art. 642 de C.C.
· Los estatutos de la Asociación de Padres de Familia son de obligatorio cumplimiento por parte de esta y de sus miembros, siempre que estos no sobrepasen lo estipulado en las normas vigentes. Los “estatutos tienen fuerza obligatoria sobre ella y sus miembros están obligados a obedecerlos bajo las mismas penas que los mismos estatutos impongan” Art. 641 C .C
· Una vez constituida la Asociación de Padres de Familia, su funcionamiento y renovación de órganos directivos se debe realizar conforme lo dispongan sus propios estatutos.
· Sin perjuicio de lo que prescriban los estatutos, la voluntad de la mayoría de los miembros de la asociación es la voluntad de la misma. El artículo 638 del Código Civil establece: “ La mayoría de los miembros de una corporación que tengan según sus estatutos voto deliberativo, será considerada como una sala o reunión legal de la corporación entera. La voluntad de la mayoría de la sala es la voluntad de la corporación. Todo lo cual se entiende sin perjuicio de las modificaciones que los estatutos de la corporación prescribieren a este respecto.”.
5.2 REGISTRO EN LA CÁMARA DE COMERCIO: OBTENCIÓN DE LA PERSONALIDAD JURÍDICA.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto 427 de 1996 y en los artículos 40, 42, 43 del Decreto 2150 de 1995, la personalidad jurídica de la Asociación de Padres de Familia, se obtiene mediante su registro en la Cámara de Comercio que consiste en la verificación y registro por parte de esta del cumplimiento formal de los siguientes requisitos:
· Acta de Constitución
· Nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia
· Dirección, teléfono y fax de la persona jurídica
· Carta de aceptación de los cargos suscrita por los dignatarios de la Junta Directiva
· Si la entidad se constituyó antes del 6 de marzo 1996 debe presentar certificado de existencia y representación legal de la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia, en este caso de la Secretaría de Educación.
5.3 PRESENTACIÓN ANTE SECRETARÍA DE EDUCACIÓN. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
Según los términos del artículo 12 del Decreto 0427 de 1996, una vez realizado el registro de la Asociación de Padres de Familia en la Cámara de Comercio, se procede a radicar en la Secretaría de Educación dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha del mismo, para efectos de la vigilancia y control, los siguientes requisitos:
§ Certificado de registro respectivo expedido por la Cámara de Comercio.
§ Copia de los estatutos registrados y de las reformas estatutarias si las hay.
Los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 no prevén que la Cámara de Comercio deba controlar la sujección o redacción de los mismos requisitos a las disposiciones legales que regulan la materia, por tanto corresponde a la autoridad que ejerce el control y vigilancia respectiva, verificar y aprobar o solicitar la modificación de los estatutos cuando estos no se ajustan, de conformidad con el artículo 636 del Código Civil. Si los estatutos y demás documentos presentan inconsistencias serán devueltos con las observaciones para la respectiva modificación y nuevo registro en la Cámara de Comercio, por parte de la asociación de padres respectiva.
6. NOMBRAMIENTO DE DIGNATARIOS Y REFORMA DE ESTATUTOS
Una vez constituida, registrada en la Càmara de Comercio y aprobados sus estatuos por parte de la Secretarìa de Educaciòn, la Asociaciòn de Padres de Familia, realizará la elecciòn de sus dignatarios para el año lectivo y la reforma de estatutos, lo cual tambièn requiere del registro en la Càmara de Comercio y su posterior radicación en la Secretaría de Educación de las actas de elección y conformación de los órganos de control y de la junta directiva de la Asociación de Padres de Familia, y de las reformas estatutarias si las hubiere, teniendo en cuenta que los procedimientos son los establecidos en los respectivos estatutos y que:
· Si el nùmero de afiliados a la asociaciòn de padres de familia alcanza la mitad màs uno de los padres de familia del total de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de asociados elegirà uno de los representantes de los padres ante el Consejo Directivo, por lo que la elecciòn deberà realizarse dentro de los primeros 30 dìas del año lectivo.
· Toda decisión de la asamblea de asociados que modifique todos o algunos de los artículos que conforman los estatutos de la entidad se constituye en reforma estatutaria, incluyendo el cambio de nombre y la prórroga del término de duración.
· Cualquier cambio en la conformación de la Junta Directiva deberá registrarse anexando el acta de la asamblea por medio de la cual se aprueban los nuevos nombramientos.
7. DOCUMENTOS OBJETO DE REGISTRO EN LA CÁMARA DE COMERCIO
Según los artículos 42 del decreto 2150 de 1995 y 1 de la Resolución 412 de 1996, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, son objeto de registro en los libros de la Cámara de Comercio los siguientes documentos:
§ El certificado de existencia y representación legal de las asociaciones de padres de familia reconocidas con anterioridad al 6 de marzo de 1996.
§ El acta de constitución y las providencias referentes a este acto.
§ Documento que contenga los estatutos o sus reformas
§ El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los dignatarios de la Junta Directiva y las providencias referentes a estos actos.
§ La disolución y/o liquidación y las providencias referentes a estos actos.
§ Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilancia de estas entidades.
§ Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos así como la cancelación de los mismos.
§ Los libros de contabilidad y de actas de la asamblea y de la Junta Directiva
8. CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA
Tal como lo establece el artículo 5 del Decreto 1286 de 2005, el Consejo de Padres es un òrgano de participaciòn de los padres de familia del establecimiento educativo destinado a asegurar la participación continua de los padres y acudientes en el proceso pedagógico del plantel. Estarà integrado en nùmero entre 1 y tres padres de familia de los estudiantes de cada uno de los grados ofrecidos por el establecimiento de acuerdo con lo establecido en el Proyecto Educativo Institucional
Para su conformación, dentro del primer mes del año escolar, contado desde inicio de clases, el rector o director del establecimiento educativo convocará a reuniòn por grados para elegir su representante, por mayoría de votos con la presencia al menos del 50% de los padres o de los padres presentes después de transcurrida la primera hora de iniciada la reuniòn.
Es de advertir que el Consejo de Padres de Familia no es un òrgano de la asociaciòn de padres de familia, por cuanto su constituciòn, organizaciòn y funcionamiento dependen de lo establecido en el Proyecto Educativo, ejercerà sus funciones en directa coordinaciòn con los rectores o directores y requerirà de expresa autorizaciòn cuando asuma responsabilidades que comprometan al establecimiento educativo ante otras entidades o instancias de conformidad con lo establecido en el paràgrafo del artìculo 7 del Decreto 1286 de 2005.
Son funciones del Consejo de Padres de familia:
a. Contribuir con el rector o director en el análisis, difusión y uso de los resultados de las evaluaciones periódicas de competencias y las pruebas de Estado.
b. Exigir que todos los estudiantes participen en las pruebas de competencias y de Estado.
c. Apoyar la actividades artísticas, científicas, técnicas y deportivas que organice el establecimiento educativo orientadas a mejorar las competencias de los estudiantes.
d. Partiicipar en la elaboración de planes de mejoramiento y logrode objetivos
e. Promover actividades de formación para los padres de familia encaminadas a desarrollar estrategias de acompañamiento a los estudiantes.
f. Propiciar un clima de confianza
g. Presentar propuestas de mejoramiento del manual de convivencia
h. Colaborar en las actividades destinada a la promoción del bienestar físico y mental de los estudiantes.
i. Elegir al padre de familia que participará en la comisión de evaluación y promoción de que trata el Decreto 230 de 2002
j. Presentar propuestas de modificación del Proyecto Educativo Institucional que surjan de los padres de familia.
k. Elegir los dos representantes de los padres de familia al Consejo Directivo o uno si la Asociación de Padres de Familia tiene la mitad más uno del total de padres de familia de la institución afiliados.
9. FEDERACION DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 32 del Decreto 1860 de 1994, un número plural de asociaciones de padres de familia podrán constituir voluntariamente una federación con el fin de:
§ Promover el cumplimiento eficiente de las funciones de las asociaciones
§ Obtener conjuntamente recursos técnicos de alta calificación, necesarios para promover el mejoramiento de la calidad del proceso educativo
§ Ejercer una vigilancia colegiada del funcionamiento de los organismos afiliados.
De igual manera que las asociaciones, las federaciones se registran en la Cámara de Comercio de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 0427 de 1996
10. DISOLUCIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
La disolución es la decisión de terminar definitivamente las actividades de la Asociación por presentarse las causales previstas en los estatutos o en la ley.
Son causales de disolución de la Asociación de Padres de Familia de acuerdo con lo establecido en 29 del Decreto 059 de 1991[1]:
§ Vencimiento del término de duración, caso en el cual rige a partir de la fecha de expiración de la vigencia, sin más formalidades.
§ Las previstas en sus estatutos
§ La imposibilidad de cumplir el objeto o los fines previstos en sus estatutos y en la ley.
§ No haber cumplido con los objetivos para los cuales hubiere sido creada, transcurridos dos años del reconocimiento jurídico.
§ Decisión de la asamblea de asociados.
§ Cancelación de su registro como persona jurídica
Por lo anterior, la disolución puede ser decretada mediante acta de asamblea de asociados o providencia que ordena la disolución o la apertura a la liquidación obligatoria debidamente ejecutoriada. El documento de disolución debe ser registrado en la Cámara de Comercio.
Disuelta una asociación, sus propiedades se destinarán en la forma prevista en sus estatutos, si estos no lo contemplan pasarán a ser propiedad del Estado con la obligación de emplearlas en objetos análogos.[2]
Una vez declarada la disolución, la Asociación entra en proceso de liquidación y no puede continuar realizando actividades. Sin embargo cuando una asociación ha decretado su disolución puede determinar su liquidación o su incorporación o fusión con otras asociaciones.
12.1 LIQUIDACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
La liquidación es la etapa final de la entidad que consiste en detallar, ordenar y saldar cuentas con el fin determinar sus activos, cancelar sus pasivos y destinar sus remanentes.
En virtud del artículo 30 del Decreto 059 de 1991, cuando se haya decretado la disolución, en ese mismo acto se nombrará un liquidador, que puede ser nombrado por la asamblea de asociados o en su defecto por la administración distrital.
Acción del liquidador:
§ Publicar tres avisos en un periódico de amplia circulación nacional con un intervalo de 15 días entre uno y otro, para informar sobre el proceso de liquidación de tal forma que los acreedores puedan hacer valer sus derechos.
§ Elaborar los inventarios y el balance final
§ Pagar las obligaciones contraídas por la Asociación.
§ Someter a consideración de la asamblea de asociados el proyecto de adjudicación de los remanentes y elaborar el acta respectiva dejando constancia de su aprobación.
§ Destinar los remanentes a la entidad escogida en la asamblea, estos no pueden ser distribuidos entre los asociados por cuanto deben destinarse a otra entidad sin ánimo de lucro de beneficio común o de naturaleza semejante.
El registro en la Cámara de Comercio, del acta que aprueba la cuenta final de liquidación y adjudicación de los remanentes, da por terminado el proceso de liquidación.
12.2 FUSIÓN O INCORPORACIÓN DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
Como consecuencia del proceso de integración de instituciones oficiales, algunas asociaciones de padres de familia deberán disolverse ante la imposibilidad de cumplir el objeto social por desaparición a la vida jurídica de los establecimientos educativos que originaron su constitución. En este caso queda a estas asociaciones dos posibilidades:
§ Liquidación
§ Fusión o incorporación
Tanto la fusión como la incorporación surgen de una decisión aprobada en asamblea general de las asociaciones a fusionarse o incorporarse y, el compromiso de hacerla efectiva, de un acuerdo entre las respectivas entidades en el que se han establecido los criterios y las condiciones de la fusión o incorporación.
La fusión o la incorporación se consideran una reforma estatutaria en la que las asociaciones de padres de familia interesadas se disuelven pero no se liquidan. En la fusión se crea una nueva asociación que adquiere todos los derechos y obligaciones de las entidades participantes una vez se formalice.
En la incorporación una de las asociaciones continua existiendo y a esta las demás le transfieren todos los derechos y obligaciones de las demás. En ambos casos las asociaciones disueltas transfieren su patrimonio a la nueva asociación o a la incorporante. Una vez registrada en
La fusión o incorporación implica la construcción de:
§ Acuerdo de la fusión o incorporación que contiene:
§ Acta con motivos y condiciones
§ Acta de aprobación de la asamblea general de cada asociación
§ Copias de los balances generales de cada asociación
§ Descripción de los bienes y obligaciones de cada entidad
§ Procedimientos de evaluación y aspectos de interes para cada una de las asociaciones participantes
§ Estatutos de la nueva asociación o reformas a los mismos de la asociación incorporante.
Para el registro de la fusión o incorporación ante
13. GESTIÓN FINANCIERA DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA
Por la naturaleza jurídica de las asociaciones de padres de familia, estas no contemplan en su objeto social el desarrollo de actividades mercantiles y se caracterizan por la ausencia de lucro, lo que significa que las utilidades obtenidas en sus actividades no son objeto de reparto entre los asociados, al igual que no son reembolsables los bienes aportados.
Para el sostenimiento y cumplimiento de sus fines,
§ Determinar sus ingresos
§ Destinar los recursos de acuerdo con sus fines
§ Orientar su gestión financiera a través del Plan de Inversión
§ Garantizar su ejecución a través del registro de los movimientos contables.
§ Establecer en sus estatutos, mecanismos de control interno para salvaguardar sus rentas
El patrimonio de la asociaciòn serà administrado ùnicamente por la junta directiva de la asociaciòn de padres de familia de acuerdo con los estatutos, para lo cual designará al responsable del recaudo de los ingresos que reciba la asociaciòn quien”no podrà ser un directivo, administrativo o docente del establecimiento educativo.”
11.1 Plan de Inversión
El plan de inversión permite a
§ Los ingresos, a través de cuotas de afiliación u otras fuentes
§ Destinación de los recursos
11.2 Los Ingresos de la Asociación de Padres de Familia
11.2.1 Cuotas de afiliación y manejo de fondos de la asociación de padres de familia
Estas se determinan en asamblea de padres de familia y sólo obligan a los que libremente decidan asociarse, pero no se pueden imponer como requisito para la admisión del estudiante al establecimiento educativo. Al respecto algunas normas fijan los criterios para su definición, tal como se describe a continuación:
§ El artìculo 12 del Decreto 1286 de 2005, establece las siguientes prohibiciones a las asociaciones de padres de familia:
o “Solicitar a los asociados o aprobar a cargo de estos, con destino al establecimiento educativo, bonos, contribuciones, donaciones, cuotas, formularios, o cualquier forma de aporte en dinero o en especie, o imponer la obligaciòn de participar en actividades destinadas a recaudar fondos o la adquisiciònd de productos alimenticios de conformidad con lo establecido en la Sentencia T-161
o Imponer a los asociados la obligaciòn de participar en actividades sociales, adquirir uniformes, ùtiles o implementos escolares en general, en negocios propios de la asociaciòn o de miembros de esta, o en aquellos con los que establezcan convenios.
o Asumir las competencias y funciones propias de las autoridades y demàs organismos colectivos del establecimiento educativo, o aquellas propias de los organismos y entidades de fiscalizaciòn, evaluaciòn, inspecciòn y vigilancia del sector educativo.
o Organizar, promover o patrocinar eventos en los cuales se consuma licor o se practiquen juegos de azar.”
Asì mismo, “los miembros de la junta directiva de la asociaciòn de padres de familia no podràn contratar con la respectiva asociaciòn. Tampoco podràn hacerlo sus padres, cónyuges o compañeros permanentes o parientes dentro del segundo grado de consaguinidad o segundo de afinidad”
§ La Secretaría de Educación de Bogotá en la reglamentación que anualmente expide para la definición de las tarifas en establecimientos de educación formal de carácter oficial del Distrito Capital fija el siguiente criterio: “La afiliación a la asociación de padres de familia es de carácter voluntario, en ejercicio del libre derecho de asociación. El cobro de afiliación será aplicable solo para quienes deseen voluntariamente vincularse a ellas y se determinará por familia y no por alumno. Parágrafo: La afiliación a la asociación de padres de familia y la cancelación de la cuota correspondiente no constituyen requisito para la matrícula o renovación de la matrícula del estudiante.”
§ La ley 115 de 1994, en su artículo 203 prohíbe a los establecimientos educativos exigir por sí mismos o por medio de la asociación de padres de familia u otras organizaciones cuotas, bonos o tarifas adicionales a las ya aprobadas.
§ El Decreto 1286 de 2005, en su artìculo 14 establece las siguientes prohibiciones a los directivos, docentes, administrativos y propietarios de los establecimientos educativos:
o “Exigir a los padres de familia o estudiantes constancias de afiliaciòn o paz y salvo con la asociaciòn de padres de familia.
o Imponer a los padres la obligaciòn de afiliaciòn a la asociaciòn de padres de familia como requisito para adelantar cualquier tràmite ante el establecimiento educativo.
o Recaudar dineros o especies con destino a la asociaciòn de padres de familia o cuyo cobro corresponda a esta.
o Imponer a los padres o acudientes la obligaciòn de participar en enventos o actividades propias de la asociaciòn de padres de familia o actividades que no estèn permitidas en los estatutos.
o Limitar o impedir por cualquier medio y bajo ningùn pretexto, el ejercicio del derecho de asociaciòn que tienen los padres de familia.
o Imponer costos diferentes de los legalmente establecidos por las respectivas autoridades educativas, o exigir algùn pago a travès de esta, para el establecimiento.
o Solicitar a las asociaciones contribuciones financieras con destino al establecimiento educativo o sufragar gastos de viaje de directivos, docentes o administrativos del establecimiento.”
11.2.2 Otras fuentes de recursos:
Si los estatutos contemplan otras fuentes de financiación para la Asociación de Padres de Familia, como donaciones, cuotas extraordinarias y actividades especiales deben cumplir con los trámites, tributos y autorizaciones correspondientes, lo mismo que las limitaciones establecidas en el Decreto 1286 de 2005.
Las cuotas extraordinarias serán de destinaciòn específica y solo podrán exigirse sin son aprobadas por el 75% del total de los asistentes a la asamblea general de asociados y en ningún caso se podrán establecer cuotas que no tengan sustento en un plan de desarrollo y en el plan anual de caja.
11.3 La Destinación de los Recursos de la Asociación de Padres de Familia
Los recursos de la Asociación de Padres de Familia deben ser destinados para el cumplimiento de sus fines y en ningún caso para actividades distintas a las definidas en el plan aprobado por la asamblea y las previstas en la ley, como:
· Capacitación y formación para los padres de familia
· Contratación de asesorías especializadas para apoyar la ejecución del Proyecto Educativo Institucional.
· Apoyo a los procesos de formación de los estudiantes.
· Gastos de funcionamiento de la Asociación
Los bienes de asociación de padres de familia que favorezcan la formación de los estudiantes pueden ser puestos al servicio del establecimiento educativo según acuerdo que se establezca entre la asociación y la dirección del establecimiento el cual preverá los mecanismos de uso, sostenimiento y mantenimiento, según lo establecido en el articulo 11 del Decreto 1286 de 2005.
11.4 Trámites Contables
Para un manejo adecuado de los fondos de la Asociación de Padres de Familia, se requiere:
- El registro y diligenciamiento de los libros de contabilidad
- Apertura de cuenta bancaria a nombre de
- Adquisición de una póliza de manejo por parte del Tesorero y a favor de
- Aprobación por parte de la asamblea de cualquier modificación al plan de inversión y pagos o gastos que excedan los autorizados a los responsables del manejo de los fondos.
11.5 Los Libros de Contabilidad de la Asociación de Padres de Familia
Las decisiones sobre destinación y manejo de fondos se registran en el libro de actas correspondiente y los movimientos contables en los libros de contabilidad: Libro Diario, Libro Mayor y Balances, Libro de Inventario.
Estos libros se registran en la Cámara de Comercio en cualquier tiempo siempre que la Asociación se encuentre registrada en la misma y con el siguiente procedimiento:
§ Los libros se registran únicamente en blanco
§ Cada libro debidamente rotulado, con el nombre de la Asociación y su destinación.
§ Cada libro debe ir foliado en forma sucesiva y continua.
§ Cuando se ha terminado un libro, se registra el nuevo, presentando el anterior.
§ En caso de pérdida de un libro, se anexa al nuevo, copia auténtica de la denuncia respectiva.
Para el correcto diligenciamiento de los libros se deben observar las siguientes recomendaciones:
- No hacer tachaduras o enmendaduras.
- Hacer los registros en forma cronológica y con los debidos soportes, facturas, recibos, autorizaciones.
- Realizar las correcciones a que haya lugar en forma clara y citando el registro correspondiente.
11.6 Rendición de Cuentas y Presentación de Informes
La rendición de cuentas y presentación de informes se realizará según la periodicidad establecida en los estatutos. En cualquier caso, la junta directiva deberá entregar a sus afiliados al menos un informe semestral sobre su gestión académica, administrativa y financiera.
El informe del Tesorero debe contener por lo menos la descripción de los ingresos y gastos. Así mismo corresponde al Fiscal presentar informe sobre la conformidad de los balances y la gestión presupuestal de la Asociación de acuerdo con lo estipulado en los estatutos.
Los informes se pondrán a consideración de la asamblea de asociados para su aprobación y estarán a disposición de las autoridades competentes cuando estas los requieran.
12 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA.
Segùn el artículo 15 del Decreto 1286 de 2005, las Secretarìas de Educaciòn seràn las encargadas, de ejercer la función de inspección y vigilancia sobre las asociaciones de padres de familia con el fin de que “cumplan la Constituciòn , la Ley y sus propios estatutos” y en el parágrafo del artículo 23 del decreto distrital 854 de noviembre de 2001 se delega en el Secretario de Educación el ejercicio de “inspección, vigilancia y control de las instituciones de utilidad común para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores.”, y que se ejercerá también respecto de las “entidades sin ánimo de lucro constituídas como asociaciones de padres de familia de planteles oficiales y privados”.
Debidamente constituida, la Asociación de Padres de Familia se habilita para ser sujeto de la inspección y vigilancia que se efectúa por petición de parte o de manera oficiosa por la Secretaría de Educación.
En cumplimiento de las funciones de inspección y vigilancia, la Secretaría de Educación puede solicitar en cualquier momento, además de los mencionados anteriormente, otros documentos que estime conveniente, de acuerdo con el artículo 15 del decreto 427 de 1996. Estos pueden ser:
§ Acta de constitución
§ Póliza de manejo tomada por el tesorero a favor de la Asociación
§ Presupuesto de gastos e inversión aprobado por la asamblea general
§ Los libros de actas de la asamblea, registrados en la Cámara de Comercio
§ Los libros principales de contabilidad, registrados en la Cámara de Comercio
§ Balance y actas de rendición de cuentas a la asamblea general
La intervención a una Asociación de Padres de Familia por parte de la Secretaría de Educación podrá hacerse de manera oficiosa o a petición presentada por cualquier persona, en los términos del Decreto Distrital 059 de 1991.
Si las actuaciones de los miembros de la Asociación de Padres, pueden llegar a tipificarse como una conducta delictuosa, quienes tengan conocimiento directo tienen el deber de presentar la denuncia respectiva ante la jurisdicción correspondiente.
El ejercicio de Inspección y Vigilancia por parte de la Secretaría de Educación, en relación con las asociaciones de padres de familia, comprende las siguientes acciones:
· Información y divulgación de la normatividad vigente.
· Verificación del cumplimiento de la ley en las actividades de promoción y constitución
· Lectura de estatutos y verificación sobre su conformidad con la Constitución y la Ley.
· Inscripción de órganos de dirección
· Indagación preliminar sobre las quejas y denuncias y traslado a las autoridades competentes en el caso de violación de la ley civil o penal.
14. Sede para la asociaciòn de padres de familia.
Los establecimientos educativos no están obligados a ceder espacio en sus instalaciones para sede de la asociación de padres de padres de familia, por cuanto, según lo determina el literal l del artículo 23 de la ley 1860 y 144 de la Ley 115 de 1994, corresponde al Consejo Directivo establecer el procedimiento para permitir el uso de las instalaciones en la realización de actividades educativas, recreativas, culturales, deportivas y sociales de la respectiva comunidad educativa y no incluye el préstamo permanente de las instalaciones para el uso de entidades distintas a la propia institución educativa
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