Sostenibilidad financiera y Determinación de costos

UNIDAD ESPECIAL DE INSPECCION EDUCATIVA

Sostenibilidad Financiera y Determinación de Costos Educativos

CONSIDERACIONES INICIALES

1. Principio general.

Por mandato constitucional, el Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educación (art. 67) y, consecuente con ello, la ley 115 de 1994 en su artículo 3, preceptúa que el servicio educativo será prestado en las instituciones educativas del Estado.

2. Carácter de los establecimientos educativos privados.

Sin embargo, la misma Constitución Política y la ley 115 de 1994 prescriben que los particulares podrán fundar establecimientos educativos en las condiciones que para su creación y gestión establezcan las normas pertinentes y la reglamentación del Gobierno Nacional, determinándose igualmente por la ley 115/94 y el decreto 2253/95 que el servicio educativo podrá prestarse en las instituciones educativas de carácter comunitario, solidario, cooperativo y los constituidos como asociaciones o fundaciones sin ánimo de lucro.

3. Denominación y naturaleza de los establecimientos educativos

La ley 715 de 2001, que regula el Sistema General de Participaciones, define en su artículo 9, a la institución educativa como un conjunto de personas y bienes promovida por las autoridades públicas o por particulares, cuya finalidad será prestar como mínimo un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica, así como la educación media, diferenciando a las que no ofrecen la totalidad de dichos grados con la denominación de centros educativos, los que deberán asociarse con otras instituciones con el fin de ofrecer el ciclo de educación básica completa a los estudiantes.

4. Vinculación del educando al servicio educativo

El educando formaliza su vinculación al servicio educativo mediante el acto de la matrícula, la cual se realizará por una sola vez, al ingresar el alumno a un establecimiento educativo, pudiendo los establecimientos educativos privados renovar la matrícula para cada período académico, mediante contrato que se regirá por las reglas del derecho privado, aclarando que los menores de edad, en términos generales, no tienen capacidad legal para contratar, y por ello no son parte contratante.

El contrato de renovación de matrícula deberá establecer, entre otros, los derechos y obligaciones de las partes, las causales de terminación y las condiciones para su renovación, especificando las obligaciones económicas derivadas del sistema de matrículas y pensiones.

Serán parte integrante del contrato de renovación de matrícula, el proyecto educativo institucional y el reglamento interno o manual de convivencia del establecimiento educativo. Pero a su vez, el contrato de renovación de matrícula hace parte integral del Proyecto Educativo Institucional y es contenido del mismo.

En ningún caso el contrato podrá incluir condiciones que violen los derechos fundamentales de los educandos, de los padres de familia, de los establecimientos educativos o de las personas naturales o jurídicas propietarias de los mismos.

COSTOS EDUCATIVOS

1. Fundamentación Legal

1.1. Ley 115 de 1994.

En la ley 115 de 1994 encontramos dos aspectos fundamentales relacionados con los costos educativos: Un Régimen sancionatorio general y el marco referencial de los derechos académicos.

Con relación al régimen sancionatorio general, en el artículo 80 se determina que habrá lugar a sanciones a las instituciones que presenten resultados deficientes producto de la evaluación, y que dichos resultados se deriven de factores internos que impliquen negligencia o irresponsabilidad, y en esta deficiencia por supuesto que están incluidas las infracciones al régimen de tarifas y cobros.

Consecuente con ello, en el artículo 168 se establece que el Presidente de la República o su delegado, en ejercicio de la las funciones de inspección y vigilancia, podrá aplicar a los establecimientos educativos las sanciones de amonestación pública, suspensión o cancelación del reconocimiento oficial.

En lo que concierne al marco referencial para los Derechos Académicos, encontramos que el artículo 201 estipula lo relacionado con la matrícula de alumnos en los establecimientos educativos privados, el artículo 202 prescribe los costos y tarifas en los establecimientos educativos privados, y el artículo 203 establece la prohibición de cuotas adicionales.

1.2. Decreto 2253 de 1995 (22 de diciembre)

Constituye el Reglamento General para definir tarifas y cobros por parte de los establecimientos educativos privados de educación formal.

1.3. Manual de evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados.

Adoptado e incorporado como parte integral del Reglamento General Decreto 2253 de 1995, mediante Resolución 2616 de 2003, debe ser revisado y ajustado cada dos (2) años por el MEN.

1.4. Decreto 907 de 1996 (23 de mayo)

En sus artículos 15 a 22 reglamenta el Régimen Sancionatorio General para los establecimientos educativos.

1.5. Resolución Nº 3832 del 2004 (02 de Noviembre)

Por la cual se establecen los procedimientos y requisitos para la fijación de la tarifa anual de educación preescolar básica y media prestada en establecimientos educativos particulares para el año 2005. En esta resolución entre otras cosas se establecen los valores máximos de la tarifa anual para el primer grado en el régimen de libertad vigilada.

2. Conceptos de costos educativos  

Los costos educativos se estructuran a partir de las tarifas de matrículas y pensiones y de los cobros periódicos.

Con relación a las Tarifas de matrículas y pensiones, se determinan los siguientes conceptos:

· Valor de Matrícula 

Es la suma anticipada que se paga una vez al año en el momento de formalizar la vinculación del educando al servicio educativo ofrecido por el establecimiento educativo privado o cuando esta vinculación se renueva.

El valor de matrícula no podrá ser superior al 10% de la tarifa anual que adopte el establecimiento educativo.

· Valor de la pensión 

Es la suma anual que se paga al establecimiento educativo privado por el derecho del alumno a participar en el proceso formativo, durante el respectivo año académico.

Su valor será igual a la tarifa anual que adopte el establecimiento educativo, menos la suma ya cobrada por concepto de matrícula, y cubre el costo de todos los servicios que presta el establecimiento educativo privado, distintos de aquellos a que se refieren los conceptos de cobros periódicos.

El cobro de la pensión podrá hacerse en mensualidades o en períodos mayores que no superen el trimestre, según se haya establecido en el sistema de matrículas y pensiones, definido por el establecimiento educativo en su Proyecto Educativo Institucional.

Con relación a los cobros, se determinan los siguientes conceptos:

· Cobros periódicos

Son las sumas que pagan periódicamente los padres de familia o acudientes que voluntariamente lo hayan aceptado, por concepto de servicios de transporte escolar, alojamiento escolar y alimentación, prestados por el establecimiento educativo privado.

Estos cobros no constituyen elemento propio de la prestación del servicio educativo, pero se originan como consecuencia del mismo.

· Otros Cobros periódicos

Son las sumas que se pagan por servicios del establecimiento educativo privado, distintos de los anteriores conceptos y fijados de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia, de conformidad con lo definido en el artículo 17 del decreto 1860 de 1994 (numerales 9 y 11), siempre y cuando dicho reglamento se haya adoptado debidamente, según lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de dicho decreto y los cobros se deriven de manera directa de los servicios educativos ofrecidos.

Dado que la norma es taxativa frente a los costos educativos, la ley 115 establece la Prohibición de Cuotas Adicionales. (Art. 203 Ley 115 de 1994), en el sentido de que los establecimientos educativos privados no podrán exigir por sí mismos, ni por medio de las asociaciones de padres de familia, ni de otras organizaciones, cuotas, bonos o tarifas adicionales a las aprobadas por concepto de matrículas, pensiones y cobros periódicos.

3. Regulación institucional de los costos educativos.

· Sistema de tarifas y cobros periódicos.

La definición y autorización de las tarifas de matrículas, pensiones y cobros periódicos, originados en la prestación del servicio educativo por parte de los establecimientos educativos privados que ofrezcan la educación formal en cualquiera de sus niveles, preescolar, básica y media, constituye un sistema que hace parte integral del Proyecto Educativo Institucional y es contenido del mismo.

· Cobro gradual de las tarifas establecidas.

El Proyecto Educativo Institucional al establecer el sistema de tarifas de matrículas y pensiones del establecimiento educativo privado, definirá una fórmula para el cobro gradual de las mismas que se aplicará cuando así lo indique su Consejo Directivo, en el momento del ingreso a uno de los regímenes ordinarios o del ascenso a una categoría superior en el régimen de libertad vigilada, para un año académico determinado.

Sin embargo, la aplicación de la gradualidad que adopte el establecimiento educativo privado podrá ser ordenada por la Secretaría de Educación Distrital, en el momento de expedir el acto administrativo que autorice las tarifas bajo cualquier régimen ordinario y se aplicará a partir de la ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

· Normas generales para el cumplimiento oportuno de las obligaciones económicas derivadas del sistema de tarifas y cobros periódicos.  

El reglamento o manual de convivencia del establecimiento educativo privado fijará normas generales para el cumplimiento oportuno de las obligaciones económicas derivadas del sistema de matrículas y pensiones que se especificarán, en cada caso, dentro del texto del contrato de matrícula, en especial lo relativo a los términos o plazos para cancelar los valores de matrícula, pensiones y los cobros periódicos.

2. Regímenes dentro de los cuales se autoriza el establecimiento o reajuste de costos educativos.

Los regímenes ordinarios para la autorización de tarifas de matrículas, pensiones y cobros periódicos originados en la prestación del servicio educativo por parte de los establecimientos educativos privados son los de Libertad Regulada y de Libertad Vigilada.

El establecimiento educativo privado que preste el servicio por primera vez ingresará al Régimen de Libertad Vigilada.

El régimen de excepción para los mismos efectos lo constituye el Régimen Controlado, mediante el cual la autoridad competente fija las tarifas al establecimiento educativo privado, bien por sometimiento voluntario de éste, o bien por determinación de la Secretaría de Educación Distrital, cuando lo considere necesario para evitar abusos del régimen de libertad.

5. Procedimientos para la adopción de las tarifas y de los cobros periódicos .

Para la adopción de la tarifa anual correspondiente al valor de matrícula y al valor de la pensión, así como al valor de los cobros periódicos, el establecimiento educativo privado que preste por primera vez el servicio educativo, deberá:

· Observar y aplicar los criterios definidos en la ley 115/94 (Literales a, b, c, d, art. 202).

· Adelantar de manera directa, un proceso de evaluación y clasificación para ingresar al Régimen de Libertad Vigilada.

· Llevar los registros contables requeridos.

· Ofrecer el servicio educativo en jornada única

5.1. Criterios definidos en la ley 115/94 

Estos criterios constituyen el marco referencial básico al momento de definir y formular el sistema de tarifas y cobros:  

· Recuperación de costos incurridos en el servicio.

Con la aplicación de este criterio se busca lograr el equilibrio financiero entre los gastos o costos en que incurra el establecimiento educativo privado para poder prestar eficientemente el servicio de acuerdo con los requerimientos legales, y los ingresos que proyecta técnicamente recaudar, mediante el cobro de matrículas, pensiones y cobros periódicos.

Es decir, que los ingresos en su conjunto deben representar financieramente un monto igual:

§ A los gastos de operación,

§ A los costos de reposición,

§ A los costos de mantenimiento,

§ A las reservas para el desarrollo futuro, y

§ A una razonable remuneración a la actividad empresarial cuando se trate de establecimientos con ánimo de lucro.

Además, es necesario tener en cuenta:

· Que las tarifas no podrán trasladar a los usuarios los costos de una gestión ineficiente

· Que las tarifas se ajusten a la capacidad de pago de la comunidad usuaria del servicio.

· Que la finalidad de los establecimientos privados será la de prestar un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica como mínimo, y la media.

· Solidaridad social o redistribución económica.

Las tarifas podrán tener en cuenta principios de solidaridad social o redistribución económica para brindar mejores oportunidades de acceso y permanencia en el servicio a los usuarios de menores ingresos

· Singularización.

Las tarifas establecidas para matrículas, pensiones y cobros periódicos deberán ser explícitas, simples y con denominación precisa.

Las tarifas adoptadas deben permitir una fácil comparación con las ofrecidas por otros establecimientos educativos de tal manera que posibiliten al usuario su libre elección en condiciones de sana competencia.

· Tecnología y Sistemas.

Las tarifas permitirán utilizar las tecnologías y sistemas administrativos que garanticen la mejor calidad, continuidad y seguridad a sus usuarios.

5.2. Proceso de evaluación y clasificación.

El establecimiento educativo que por primera vez preste el servicio educativo adelantará directamente la evaluación encaminada a su ingreso al Régimen de Libertad Vigilada para la autorización de tarifas y cobros, originados en la prestación del servicio educativo, de acuerdo con los lineamientos, indicadores e instrucciones contenidos en el MANUAL DE EVALUACIÓN Y CLASIFICACION DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS PRIVADOS, con base en las características del servicio educativo prestado, la calidad de los recursos utilizados y la duración de la jornada y del calendario escolar.

El manual de evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados (guía Nº 4), puede obtenerse en la página www.mineducacion.gov.co, sección publicaciones. Este manual orienta la evaluación en recursos y procesos: los indicadores de recursos (20) evalúan las instalaciones físicas, la dotación y recursos pedagógicos y la disponibilidad y formación de los recursos humanos. 

Con los indicadores de procesos (43) se busca establecer el estado del colegio en su filosofía, gobierno escolar y liderazgo, estrategia académica, desarrollo del estudiante, estrategia administrativa, desarrollo del personal y evaluación institucional.

Sobre la estructura del manual: Los resultados de la evaluación de procesos y de recursos se consignan en el formulario 1 A. Para los colegios que solo ofrecen preescolar los resultados se consignan en el formulario 1B. 

Adicionalmente se diligencia un formato con los costos de prestación del servicio (formulario 2). Cada establecimiento debe reportar los formulario 1 A ó 1 B y dos a la Secretaría de Educación.

El formulario 2 sirve de guía para la elaboración de la propuesta inicial, teniendo en cuenta que no existe referencia a años anteriores y que dicha propuesta es un estimado, una proyección para establecer la Sostenibilidad. La estructura de ingresos y costos del servicio educativo que aborda el formulario Nº 2 , se enmarca dentro del criterio legal de recuperación de costos incurridos en el servicio, y refleja los ingresos y costos básicos de un establecimiento educativo privado, sin los cuales sería imposible planificar el componente financiero de la institución, con el fin de determinar la factibilidad de la propuesta, puesto que los servicios que presta el establecimiento educativo tienen un costo que debe reflejarse en la contabilidad del establecimiento.

5.3. Registros contables

Para definir las tarifas de matrículas y pensiones, así como los cobros periódicos originados en la prestación del servicio educativo, cada establecimiento educativo de carácter privado deberá llevar los registros contables necesarios para establecer los costos y determinar los cobros correspondientes, en la forma, requisitos y condiciones exigidos por las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptados

6. Procedimiento de clasificación en el Régimen de Libertad Vigilada.

· Evaluación

Los establecimientos educativos privados que por primera vez presten el servicio público educativo ingresarán de una vez al Régimen de Libertad Vigilada, para lo cual deben obtener los puntajes mínimos requeridos, efectuada la evaluación y clasificación por el rector o director de acuerdo con el MANUAL, teniendo en cuenta los criterios definidos en el Proyecto Educativo Institucional y según lo dispuesto en el último inciso del artículo 16 del Decreto 1860 de 1994.

Los requisitos para el régimen vigilado que por el momento interesa a quienes inician actividades son: jornada única, plan único de cuentas y sistema de seguridad social integral para sus trabajadores. Tiene como condición un puntaje de procesos mayor de cuarenta (40) y de recursos mayor de treinta (30). Así mismo la tarifa calculada debe situarse dentro del rango de vigilado (V1) a vigilado (V13), de acuerdo con la resolución 3832 de 2004.

· Formulación y aprobación de las tarifas y cobros

Elaborada la propuesta de tarifas por el rector o director del establecimiento educativo privado, la cual debe ser clara, inequívoca y determinada, será remitida a la Secretaría de Educación Distrital, junto con la documentación exigida en el MANUAL y con el Proyecto Educativo Institucional adoptado provisionalmente.

La aprobación de tarifas se efectuará en el mismo acto administrativo que conceda la autorización oficial para prestar el servicio público educativo. 

· Cobros periódicos y otros cobros periódicos.

Para el cobro periódico de cobros periódicos, y para los otros cobros periódicos, los establecimientos educativos privados bajo el Régimen de Libertad Vigilada tendrán en cuenta el monto de costos calculado para tales servicios, debidamente justificado.  

7. Competencia, publicidad y evaluación periódicas 

El cobro de tarifas de matrículas, pensiones y cobros periódicos originados en la prestación del servicio educativo por parte de los establecimientos educativos privados, será autorizado por la Secretaría de Educación Distrital.

Determinadas las tarifas por parte del establecimiento educativo privado, deberán ser publicadas y fijadas en un lugar visible de sus instalaciones, junto con la información de los servicios educativos ofrecidos y de los plazos para las inversiones que deben efectuarse, si a ello hubiere lugar.

El Ministerio de Educación Nacional, en coordinación con las entidades territoriales, hará evaluaciones periódicas que permitan la revisión del régimen que venga operando en el establecimiento educativo para su modificación total o parcial.

GUIA GENERAL PARA LA TARIFA INICIAL: ESTRUCTURA DE INGRESOS Y COSTOS DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO

El estudio de ingresos y costos debe tener como objetivos los siguientes:

1) Aclarar la estructura de ingresos y costos del establecimiento educativo o institución educativa

2) Determinar en que medida el ejercicio operativo es compensado por los ingresos operativos y si estos últimos alcanzan a cubrir en el mediano plazo las inversiones requeridas para el crecimiento y mejoramiento de los servicios de la institución, Así mismo determinar la eventual necesidad de financiamiento en el corto plazo con fuentes externas.

3) Determinar el costo promedio anual por alumno centrado en el costo por concepto del servicio educativo propiamente dicho.

4) Contar con los elementos de análisis necesarios para que la administración escolar y el consejo directivo definan los valores de las tarifas educativas propuestas del establecimiento (pensión, matrícula, cobros periódicos) compatibles con su estructura de servicios y que impliquen el equilibrio financiero de la institución.

Para lograr estos objetivos, cada año el establecimiento educativo deberá diligenciar el formulario dos de ingresos, y costos de los establecimientos educativos privados.

Todos los establecimientos educativos privados por mandato de la ley 115, deberán llevar los registros contables necesarios para establecer costos y determinar los cobros correspondientes.

La tabla de valores establecida para el régimen de libertad vigilada (año 2005) por la resolución 3832 del 02 de noviembre del 2004 para los estudiantes del primer grado que ofrezca la institución educativa es la siguiente:

Orientaciones para presentar la propuesta inicial referida a sostenibilidad financiera, tarifas y costos: Para asegurar que las tarifas propuestas por el establecimiento le permiten el cumplimiento de las obligaciones económicas relacionadas con pago de servicios, nomina, conservación y mantenimiento de planta física y medios didácticos, de acuerdo con lo establecido en el articulo 2002 de la ley 115/94 y el Decreto 2253/95; tenga en cuenta lo siguiente: 

1) Información general del establecimiento en donde tenga en cuenta : Dirección probable, nombre del representante legal y/o del Rector, nombre probable del establecimiento, calendario académico, naturaleza del establecimiento ( sociedad, persona natural, cooperativo, religioso, organismo no gubernamental, otro).

2) Matrícula proyectada por grados y niveles a ofrecer.

3) Tarifas anuales proyectada del servicio educativo.

4) Cobros periódicos y otros cobros.

5) La estructura de ingresos costos y utilidad del servicio educativo (consultar modulo II página 33 del formulario 2 del manual de evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados).

Con relación al punto anterior (5) observe lo siguiente:

1) Ingresos operacionales: Son los obtenidos como consecuencia de la prestación del servicio educativo reflejados en las matriculas y pensiones. Este Rubro se compone del valor anual del servicio educativo proyectado, registrándose en el valor total obtenido durante el año por concepto de cobro de pensiones y matriculas por cada nivel, preescolar, básica y media.

2) Otros ingresos: es el valor proyectado relacionado con la expedición de certificados, constancias, ingresos por contribuciones, publicaciones, entre otros (no se incluye los cobros periódicos y otros cobros) .

La suma de uno y dos daría total de ingresos que es el total anual proyectado de ingresos obtenidos por el establecimiento por la prestación del servicio propiamente dicha.

3) Gastos Operacionales: Son los gastos proyectados en que el establecimiento educativo debe incurrir para la prestación del servicio.( Gastos de personal mas gastos generales).

Entre los gastos de personal se deben tener en cuenta : docentes(salario, prestaciones, aportes de nomina).. Personal administrativo(salario, prestaciones, aportes de nomina). Personal de apoyo al servicio educativo. Personal de servicios generales. Honorarios del personal administrativo y de apoyo al servicio educativo sin vinculación laboral. Otros gastos de personal(para capacitación y dotaciones). 

Gastos generales : Son las erogaciones por pago de arrendamiento, mantenimiento, servicios públicos, seguros, elementos de aseo, cafetería, útiles, papelera y fotocopias, material y suministros pedagógicos, impuestos diferentes al de renta y complementarios (industria, comercio y avisos, valorización, predial, timbres, vehículos, notariado y otras contribuciones de acuerdo con cada región), se incluyen además las provisiones y las reservas para desarrollo futuro.

4) Utilidad operacional. Es la diferencia entre el total de los ingresos netos y los gastos operaciones.

5) Ingresos no operacionales: Ingresos por conceptos de intereses, arrendamientos, donaciones, auxilios.

6) Gastos no operacionales: Erogaciones por gastos financieros, gastos bancarios, intereses a instituciones financieras.

7) Utilidad antes de impuestos: Se obtiene sumando la utilidad operacional, los ingresos no operacionales y restando los gastos no operacionales.

Liquidación de costo anual del servicio educativo por alumno: Es necesario proyectar el calculo del costo promedio anual del servicio educativo por alumno, ya que este dato, junto con el estudio de la capacidad de pago de las familias de los estudiantes, debe ser considerado a la hora de identificar tarifas aceptables de acuerdo a la realidad económica y social del área de influencia de la institución educativa.

Este cálculo responde a las siguientes fórmulas:

Costos totales anuales del servicio = Gastos totales anuales del S.E

Educativo

+ Valor Renta anual equivalente de activos relacionados directamente con el servicio educativo

+ Valor de la remuneración razonable a la actividad empresarial

Costo Promedio anual del = Costos totales anuales del servicio educativo

Servicio educativo por alumno _________________________________________